Für den Einsatz eines sogenannten DokumentenManagementSystems [DMS] gibt es viele verschiedene Möglichkeiten und Gründe.

Ganz gleich, ob Sie Ihr DMS nutzen, um Ihre Kochrezept- oder MP3-Sammlung komfortabel zu verwalten, um Briefe und Dokumente den Kundenakten Ihrer Praxis oder Kanzlei schnell, einfach und nachvollziehbar zuzuordnen oder um die gesetzlichen Bestimmungen der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuches (HGB) in Bezug auf Dokumente und Emails der Buchhaltung, des Vertriebs und anderer Geschäftsvorfälle sicher zu erfüllen - Ihr DMS steht Ihnen immer zur Seite.

Wussten Sie schon, dass nach §239 HGB und §257 HGB sowie in der Abgabenordnung §147 AO gesetzlich geregelt ist, wie lange kaufmännische Dokumente archiviert bzw. abgelegt werden müssen - und das revisions- und fälschungssicher?!

6 Jahre aufbewahrt werden müssen:
empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandte Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung.

10 Jahre aufbewahrt werden müssen:
Bilanzen, Inventare, Handelsbücher und Rechnungen.

Warum also immer erst Druckkosten investieren, wenn es auch elektronisch geht?

Hier nur eine kleine Auswahl von Gründen, ein DMS zu nutzen:

• Wunsch nach Übersicht z.B. bei
  Angeboten, Verträgen oder Buchhaltung,
• notwendige Oragnisation gesammelter Daten z.B. durch
  Wissensmanagment im Betrieb oder Kundenkartei        oder sogar die
• Erfüllung gesetzlicher Auflagen (s.o.)

• flexibel wie Ihre Ansprüche,
• vielseitig wie Ihre zu bewältigenden Aufgaben,
• anpassbar an Ihre Anforderungen und/oder Ihre EDV-Umgebung                     und dennoch
• einfach im täglichen Umgang sowie
• unerwartet kostengünstig im Vergleich zum Wettbewerb.